Privatlivspolitik

1. Indledning

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan HR Cluster AS, der driver SRVY-platformen, behandler personoplysninger. Vi lægger vægt på at beskytte privatlivet for dem, hvis oplysninger behandles gennem SRVY, og på at handle i overensstemmelse med EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) og den norske personopplysningslov.

SRVY betjener to grupper af personer: arbejdsområdets brugere, der logger ind for at bygge undersøgelser og læse analyser, og respondenter, der modtager invitationer og besvarer undersøgelser. Denne politik dækker begge og påpeger hensyn, der er særegne for respondenter, hvor de adskiller sig.

2. Roller og ansvar

SRVY bruges af kundeorganisationer til at gennemføre deres egne undersøgelser. I de fleste tilfælde:

• Kundeorganisationen er dataansvarlig. Den bestemmer, hvilke undersøgelser der skal gennemføres, hvem der skal inviteres, og hvorfor, og fastsætter dermed formålene med og midlerne til behandlingen af respondentdata.
• HR Cluster AS er databehandler. Selskabet behandler disse data på kundens vegne for at levere platformen.

Vilkårene for denne behandling er fastsat i vores databehandleraftale. Hvor HR Cluster AS selv bestemmer formålene og midlerne (herunder kontoadministration, fakturering, platformssikkerhed og adgangslogning for arbejdsområdets brugere), optræder selskabet som dataansvarlig, og denne privatlivspolitik gælder direkte.

3. Oplysninger vi behandler om arbejdsområdets brugere

For de personer, der logger ind for at administrere en kundeorganisation, behandler vi:

• Identitets- og kontaktoplysninger: navn, arbejds-e-mail og den organisation, de tilhører.
• Konto- og adgangsdata: passwordhash, rolle, rettigheder og foretrukket sprog.
• Brugs- og tekniske data: loginhændelser, IP-adresse, browser- og enhedstype og tidsstempler i revisionsloggen for administrative handlinger.

4. Oplysninger vi behandler om respondenter

Hvad vi behandler om en respondent, afhænger af, hvordan kundeorganisationen konfigurerer sin undersøgelse:

• Kontaktoplysninger. Hvor en undersøgelse distribueres med administreret e-mail, behandler vi respondentens e-mailadresse og eventuelt navn eller egenskaber, organisationen har tilføjet, for at sende invitationen og eventuelle påmindelser.
• Svardata. De svar, en respondent giver, sammen med undersøgelses- og sidestrukturen, der er nødvendig for at fortolke dem.
• Abonnements- og samtykkedata. Abonnementsstatus for en pool eller liste og en log over tilmeldinger eller afmeldinger, herunder tidsstempel og IP-adresse som dokumentation for samtykke.
• Tekniske data. Vores servere behandler standard forespørgselsmetadata, herunder en IP-adresse, forbigående af hensyn til sikkerhed og forebyggelse af misbrug. Dette lagres ikke sammen med et undersøgelsessvar.

E-mailadresser, der bruges til invitationer, tokeniserede links og undertrykkelse, lagres også som en nøglebaseret hash (HMAC-SHA256), så afmeldinger og undertrykkelse efter returneringer kan håndhæves uden at beholde adressen i klartekst, hvor det ikke er nødvendigt.

5. Anonyme svar

SRVY er bygget, så undersøgelsessvar ikke kan kobles til de personer, der giver dem. Vi lagrer hverken navne, e-mailadresser eller invitationsidentifikatorer sammen med et undersøgelsessvar, og der findes ingen lagret kobling fra et svar til en invitation, en modtager eller en e-mailabonnent. Når en inviteret modtager gennemfører en undersøgelse, registrerer vi det kun på invitationssiden, med dagsopløsning, uden reference tilbage til svaret. Platformen giver ingen måde at fastslå, hvilket svar der tilhører hvilken person. At besvare en undersøgelse er desuden sessionsfrit, og der sættes ingen identificerende login-cookie på respondenter.

Dette er ikke-koblbarhed ved design, ikke et løfte om absolut anonymitet. Det har grænser:

• Et undersøgelsesspørgsmål udformet af kundeorganisationen kan bede om identificerende oplysninger, og fritekstsvar kan indeholde personoplysninger, en respondent vælger at dele.
• For en lille inviteret gruppe er mængden af mulige afsendere tilsvarende lille. SRVY håndhæver ingen mindste gruppestørrelse.
• Et svar, der indsamles via et virksomhedsspecifikt link, brugt når en undersøgelse distribueres pr. deltagende virksomhed, tilskrives den virksomhed og ikke en navngiven person. Et svar fra et eksternt panel kan bære en uigennemsigtig leverandørreference, som SRVY selv ikke kan knytte til en person.
• Hvis en respondent tilmelder sig e-mail efter en undersøgelse, lagrer vi det abonnement separat, knyttet til e-mailadressen og med undersøgelsen kun som oprindelse. Det registrerer respondentens egen IP-adresse og datoen som dokumentation for samtykke og kobles ikke til svaret.

6. Hvordan oplysningerne bruges

Personoplysninger, der behandles gennem SRVY, bruges til at:

• Levere og drive platformen
• Administrere arbejdsområder, arbejdsområdets brugere, roller og rettigheder
• Distribuere undersøgelsesinvitationer og påmindelser og håndtere abonnementer
• Indsamle og lagre svar og producere analyser for kundeorganisationen
• Varetage sikkerhed, forebygge misbrug og føre revisions- og leveringslogs
• Yde support og forbedre platformens stabilitet

Vi sælger ikke personoplysninger, og vi bruger ikke respondentdata eller undersøgelsessvar til reklame eller profilering.

7. Behandlingsgrundlag

Hvor HR Cluster AS behandler personoplysninger som dataansvarlig, bygger vi på følgende grundlag efter GDPR artikel 6:

• Aftale (art. 6, stk. 1, litra b), for at levere platformen til kunden og dens brugere.
• Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f), for at holde platformen sikker, forebygge misbrug, føre revisionslogs og forbedre tjenesten, afvejet mod rettighederne for de berørte.
• Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c), for at opfylde gældende regnskabs-, skatte- og informationssikkerhedslovgivning.
• Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a), for valgfrie analysecookies og for e-mailabonnementer, hvor samtykke er valgt grundlag.

Hvor HR Cluster AS optræder som databehandler, er kunden ansvarlig for at fastsætte behandlingsgrundlaget for den underliggende behandling af respondentdata.

8. Underdatabehandlere

For at drive SRVY bruger vi et lille antal underdatabehandlere, hver bundet af en skriftlig databehandleraftale. Den gældende liste, med datakategorier, lokationer og garantier for hver, er offentliggjort i bilaget til vores databehandleraftale. Kort opsummeret:

• Hetzner Online GmbH, for drift, databehandling, lagring og sikkerhedskopier.
• Postmark (ActiveCampaign, LLC), i USA, for levering af transaktions- og undersøgelses-e-mail, herunder invitationer, påmindelser og abonnementsbeskeder.
• Google Analytics (Google Ireland Ltd.), for privatlivsvenlig, samtykkestyret brugsanalyse på vores offentlige sider.

Inden for kundeorganisationen kan respondentdata også være synlige for de brugere, organisationen har autoriseret, i overensstemmelse med de roller, den har konfigureret.

9. Drift

SRVY kører på dedikeret infrastruktur leveret af Hetzner Online GmbH. Den nuværende driftslokation er dokumenteret operationelt. Applikationsservere, databasen, uploadede filer og sikkerhedskopier drives i dette miljø. Visse tillægstjenester, navnlig levering af transaktions-e-mail og analyse, leveres af underdatabehandlere, der behandler personoplysninger i USA, under de garantier, der er beskrevet nedenfor.

10. Overførsel til udlandet

Visse underdatabehandlere behandler personoplysninger uden for EØS, herunder vores e-mail- og analyseleverandør i USA. Disse overførsler sker under EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og, hvor det er relevant, EU–US Data Privacy Framework. Vi overfører kun de data, der er nødvendige for den pågældende tjeneste, for eksempel en modtagers e-mailadresse for at levere en undersøgelsesinvitation.

11. Opbevaringsperiode

Vi lagrer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at levere platformen, opfylde retlige forpligtelser, løse tvister og håndhæve aftaler, eller efter instruks fra kundeorganisationen. Som en vejledende hovedregel:

• Kontodata for arbejdsområdet lagres, så længe tjenesteaftalen varer.
• Svar og undersøgelsesdata lagres for kundeorganisationen og slettes eller returneres ved aftalens ophør eller tidligere efter organisationens instruks.
• Abonnements- og undertrykkelseslogs lagres, så længe det er nødvendigt for at respektere respondentens valg. En undertrykkelseslog beholdes, så en afmelding forbliver virksom.
• Sikkerheds-, revisions- og leveringslogs lagres i en begrænset periode af hensyn til efterprøvelighed.
• Sikkerhedskopier lagres efter en rullende plan, før de overskrives.

12. Dine rettigheder

Efter GDPR har du ret til at anmode om indsigt i dine oplysninger, berigtigelse af urigtige oplysninger, sletning, begrænsning af behandlingen, at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse, og dataportabilitet for oplysninger, du har givet. Hvor behandlingen bygger på samtykke, kan du trække det tilbage når som helst. Disse rettigheder er underlagt betingelserne og undtagelserne i loven.

Fordi kundeorganisationen normalt er dataansvarlig for respondentdata, bør henvendelser om undersøgelsessvar eller abonnementer i de fleste tilfælde rettes til den organisation, der gennemførte undersøgelsen. HR Cluster AS vil bistå organisationen med at svare. Hver undersøgelses-e-mail indeholder desuden et afmeldingslink, som en respondent kan bruge direkte.

13. Sikkerhed

HR Cluster AS iværksætter tekniske og organisatoriske foranstaltninger tilpasset risikoen. Disse omfatter kryptering under overførsel, hashede loginoplysninger, dataisolation pr. organisation og daglige sikkerhedskopier uden for stedet og er beskrevet i deres helhed på vores sikkerhedsside. Vi varsler berørte kunder uden unødig forsinkelse ved ethvert brud på persondatasikkerheden, der sandsynligvis medfører en risiko for enkeltpersoner, i overensstemmelse med GDPR artikel 33 og 34.

14. Cookies

SRVY bruger cookies og lignende teknologier, som det er beskrevet i vores cookiepolitik.

15. Kontakt og tilsynsmyndighed

For spørgsmål om denne privatlivspolitik eller vores behandling af oplysninger, kontakt:

HR Cluster AS
E-mail: privacy@srvy.app

Er du i Danmark eller EØS og mener, at dine databeskyttelsesrettigheder er krænket, kan du klage til Datatilsynet på datatilsynet.no eller til tilsynsmyndigheden i det land, hvor du bor.